Yulia menuturkan, sebelum proses serah terima dilakukan, Diskarpus Kota Depok telah menggelar rapat koordinasi dan sosialisasi mengenai pemindahan serta rencana pemusnahan arsip pada 12 Mei 2026.
Kegiatan tersebut bertujuan memastikan seluruh perangkat daerah memahami prosedur penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
“Hari ini merupakan tindak lanjut dari koordinasi yang telah dilakukan sebelumnya. Secara simbolis dilakukan penandatanganan berita acara baik untuk pemindahan arsip maupun arsip yang akan dimusnahkan,” tuturnya.
Menurut Yulia, pemindahan arsip inaktif dari perangkat daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah dilakukan terhadap arsip yang memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) minimal 10 tahun atau lebih. Langkah ini bertujuan menjaga keberlangsungan arsip vital yang masih memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun historis.
“Pemindahan arsip inaktif ke Lembaga Kearsipan Daerah merupakan bagian dari proses penyusutan arsip melalui pengurangan arsip di unit pencipta sesuai kaidah dan standar kearsipan. Salah satu contohnya adalah Akta Jual Beli yang dimiliki Kecamatan Beji karena memiliki masa simpan yang panjang dan nilai penting bagi pemerintah maupun masyarakat,” ungkapnya.
Ia menambahkan, kegiatan penyusutan arsip menjadi solusi atas keterbatasan ruang penyimpanan yang masih dihadapi sejumlah perangkat daerah. Banyak instansi pemerintah yang belum memiliki ruang arsip sesuai standar sehingga pemindahan arsip inaktif menjadi langkah strategis untuk menciptakan pengelolaan arsip yang lebih tertib.
“Melalui penyusutan arsip, perangkat daerah dapat lebih fokus mengelola arsip aktif yang masih digunakan sehari-hari. Di sisi lain, arsip yang bernilai penting tetap terpelihara dengan baik di lembaga kearsipan,” tambahnya.
